Directeur du Property Management (H/F)

Rattaché au Directeur Financier de la société de gestion, le Directeur du Property Management (H/F) a la charge de la gestion locative, comptable et administrative du portefeuille immobilier de commerce de la société.

Il dirige l’équipe Property Management, soit 6 collaborateurs (3 Comptables et 3 Property Managers). A ce titre, il pilote le travail de l’équipe de Gestionnaires, contrôle et s’assure de la bonne réalisation de l’ensemble des taches qui lui sont déléguées. Il effectue un suivi de qualité et présente un reporting régulier à sa direction.

Ses principales missions seront les suivantes :

LA GESTION LOCATIVE :

• L’encaissement des loyers, des charges et autres indemnités locatives pour l’ensemble du portefeuille de la société ;
• L’enregistrement des informations liées à la gestion de chaque immeuble, de ses locataires et de ses baux dans le système de gestion informatique.
• La régularisation des charges et la clôture de l’exercice au 31 décembre.
• Le quittancement des loyers, des charges et des accessoires (au nom et pour le compte des fonds) et s’assure de l’encaissement de ces derniers par les gestionnaires.
• Dans le cas de contentieux locatifs, le suivi des relances des locataires. Si nécessaire et sur instruction de la Direction Juridique, la mise en œuvre les actions contentieuses à l’encontre des locataires débiteurs.
• Le suivi des garanties locatives remises par les locataires (garantie à première demande, acte de cautionnement bancaire), leur mise à jour et leur actualisation.
• Le traitement de toute demande d’autorisation de sous-location ou de domiciliation par les Gestionnaires.
• Le pilotage des projets de cession de droit au bail, que ce soit dans le cadre ou indépendamment de la vente du fonds de commerce.
• Dans le cas des demandes de congés, le contrôle de la recevabilité des congés locataires.
• La mise à jour de l’état locatif de chaque immeuble ainsi que des locaux vacants. En collaboration avec la Direction Commerciale, la mise en œuvre des actions nécessaires afin d’éviter tout risque locatif.

LA GESTION FINANCIERE, COMPTABLE ET ADMINISTRATIVE :

• La comptabilité immobilière et l’administration du portefeuille immobilier.
• Pour le compte de la Direction du Patrimoine, l’établissement du budget prévisionnel annuel des dépenses d’entretien et de fonctionnement de chaque immeuble.
• Le paiement des factures relatives aux prestations, contrats, travaux, taxes, impositions, redevances, cotisations. Le règlement des travaux engagés dans le cadre du plan pluriannuel de travaux ainsi que tout remboursement de la part des fournisseurs.
• La tenue des comptes de locataires, de dépenses de fonctionnement courant et exceptionnel et de revenus selon un plan comptable conforme à la nomenclature du CNCC, permettant de suivre ces dépenses et de revenus, par fonction, par nature et par immeuble.

Reportings et compte-rendus :

• Le Directeur du Property Management effectue un compte rendu régulier de ses activités à la Direction Générale :
• Etablissement des comptes annuels de l’exercice : détail des charges payées et des rééditions de charges, relevé général des dépenses, détail des dettes et des créances pour les immeubles, solde de trésorerie, etc.
• A partir du budget de fonctionnement ainsi que du plan de travaux à 5 ans, calcul de la part récupérable et non récupérable.
• Chaque trimestre, il établit le rapport de gestion complet (états locatifs, chiffres d’affaires locataires, listes des travaux engagés, échéances et renouvèlements des baux, mouvements locatifs, état des litiges, assurance, etc.).
• Chaque mois, il dresse l’état des encaissements, l’état de suivi des dépôts de garantis, l’état des quittancements par immeuble et par preneur, l’état locatif simplifié, une balance générale par immeuble et à l’échelle du fonds, un grand livre par immeuble (ainsi que sur le trimestre), l’extrait des soldes des locataires, un grand-livre client, l’état des factures payées sur la période, etc.

NB : Compte tenu des contraintes réglementaires des fonds relatives à la publication d’une valeur liquidative mensuelle, le respect du calendrier de communication des éléments ci-dessus revêt une importance particulière.

• De manière générale, le candidat travaillera en étroite collaboration avec l’équipe financière (trois personnes), la Direction Juridique, la Direction du Patrimoine et la Direction de la Commercialisation ainsi que la comptabilité et la gestion locative.
• Il effectuera régulièrement un reporting à la Direction Générale.

Cette liste comprend les principales responsabilités ; elle n’est pas exhaustive.